Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi tylko o przestrzeganie kluczowych reguł higieny, ale też o kontrolowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnych etapach pracy.
System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad kontroli oraz sposobów reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają w głównej mierze warunki transportu surowców, sposób rozmrażania towarów, obróbka termiczna a także czas przechowywania gotowych potraw. Każdy z owych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ usterki mogą wynikać z różnorakich przyczyn i wymagać odmiennych działań.
Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją trzeba dokładnie przemyśleć przepływ żywności w zakładzie. W praktyce oznacza to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP powinno uwzględniać również codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może posiadać ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów produktów. W tak zaistniałej okoliczności należy określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma także temperatura podczas transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.
W normalnym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje też podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie sprecyzowanej osobie. Dotyczy to przykładowo sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Istotne jest ustalenie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce problemem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są w rzeczywistości wykonywane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady powinno się też uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.
Podczas opracowywania systemu na prawdę często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich zastosowanie wymaga jednak sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają użycia w danym zakładzie, lub pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie trzeba zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przeróbek. Szczególnej sugestie wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do faktycznie stosowanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Bardzo podobnie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich użycia zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich treść musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W innym razie powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.
Warto zobaczyć: gastronomia.