Nagrania dźwiękowe są aktualnie wykorzystywane w większości przypadków, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy lub wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów lub innych wydarzeń, w trakcie których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie zawsze pozwala szybko odnaleźć potrzebne fragmenty, zwłaszcza gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich sytuacjach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. Podczas ich tworzenia znaczenie ma nie tylko i wyłącznie zapis słów, niemniej jednak także zachowanie kolejności wypowiedzi a także prawidłowe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że właściwie każde nagranie może stawiać inne oczekiwania. Przeciwnie wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez 2 osoby, a całkiem inaczej zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się szybko (więcej: transkrypcja cennik). W takich wypadkach niezbędne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane frazę może zmienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymagań.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany w trakcie analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców oraz oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania albo porównania z innymi częściami rozmowy. Ważne jest również zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się także w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W współzależności od przeznaczenia dokumentu wykorzystuje się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma uzależniony jest od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Warto zobaczyć: transkrypcja do sądu.