Dokumentacja w organizacji na prawdę często powstaje w różnych miejscach i na różnorakich etapach realizacji zadań. Część plików trafia do poczty elektronicznej, inne są zapisywane na dyskach lokalnych, a dokumenty papierowe pozostają w segregatorach albo teczkach przypisanych do konkretnych spraw. Z nierzadko taki podział utrudnia zobowiązanie, która wersja jest aktualna i gdzie znajduje się pełna dokumentacja.
Program do zarządzania dokumentami może służyć do uporządkowania tych zasobów oraz określenia zasad ich obiegu. Ważnym elementem jest sposób przypisywania plików do spraw, kontrahentów, projektów albo okresów rozliczeniowych. Warto a przy tym unikać budowy zbyt wielu dziedzinie, ponieważ konsumenci mogą posiadać trudności z wyborem właściwej. Na prawdę istotna jest także spójność nazewnictwa. Jeżeli jedna osoba zapisuje datę na początku nazwy, a inna wykorzystuje numer sprawy lub skrót działu, późniejsze wyszukiwanie staje się mniej przewidywalne. Zobowiązanie wspólnych reguł umożliwia ograniczyć takie rozbieżności, ale wymaga ich stosowania przez wszystkie osoby pracujące z dokumentacją.
W codziennej organizacji pracy zarządzanie dokumentami i archiwizacja wiążą się także z kontrolą terminów oraz odpowiedzialności za poszczególne materiały. Umowa może wymagać sprawdzenia przed upływem określonego terminu, faktura musi zostać powiązana z najlepszym rozliczeniem, a dokument wewnętrzny może wymagać zatwierdzenia przez kilka osób. Jeżeli te czynności odbywają się bez ustalonego obiegu, łatwo przeoczyć wiadomość lub pozostawić sprawę bez dalszego działania. Elektroniczny system może rejestrować kolejne etapy pracy, wskazywać osobę odpowiedzialną i przechowywać informacje o dokonanych zmianach. Samo uruchomienie takich funkcji nie rozwiązuje natomiast problemów organizacyjnych. Najpierw powinno się ustalić, które dokumenty wymagają akceptacji, kto może ją przeprowadzić i co należy zrobić w sytuacji nieobecności osoby decyzyjnej. W przeciwnym wypadku cyfrowy wymianę może odtwarzać te same opóźnienia, które przedtem występowały przy dokumentach papierowych. Znaczenie ma także określenie, czy pracownicy mogą poświęcając własny czas przerabiać przypisane kategorie, usuwać pliki lub przekazywać je oprócz organizację.
Osobnym zagadnieniem jest przenoszenie istniejącej dokumentacji do archiwum elektronicznego. Proces ten obejmuje nie tylko i wyłącznie skanowanie, niemniej jednak także ocenę jakości plików, sprawdzanie kompletności stron i przypisywanie odpowiednich opisów. W starszych zbiorach mogą występować nieczytelne kopie, brakujące załączniki lub kilka egzemplarzy tego samego dokumentu z różnymi adnotacjami. Nie za każdym razem można w tej samej chwili wyeliminować duplikaty, ponieważ poszczególne wersje mogą mieć znaczenie dla historii sprawy. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji może wspierać wyszukiwanie według dat, numerów, nazw lub innych danych opisujących zawartość pliku. W niektórych rozwiązaniach dostępne jest także rozpoznawanie tekstu ze skanów, natomiast skuteczność tej funkcji zależy między innymi od jakości obrazu, kroju pisma i układu strony. Dokumenty z pieczątkami, odręcznymi dopiskami lub słabym kontrastem mogą wymagać ręcznej weryfikacji. Przy większych zbiorach warto więc określić, które materiały będą sprawdzane starannie i jak zostaną oznaczone pliki, których nie udało się właściwie odczytać.
Na sposób przechowywania dokumentacji wpływają także oczekiwania dotyczące ochrony informacji, dostępności danych i czasu ich przechowywania. Nie wszystkie pliki powinny być widoczne dla każdego pracownika, dlatego uprawnienia trzeba dopasować do zakresu zadań oraz działu dokumentów. Inne zasady mogą dotyczyć ogólnych rozpiski, a inne dokumentacji kadrowej, danych klientów czy informacji finansowych. Trzeba także ustalić, co dzieje się z plikami po zakończeniu sprawy, zmianie stanowiska przez pracownika lub upływie okresu archiwizacji. W praktyce ważne jest rozróżnienie usunięcia dokumentu roboczego od zniszczenia materiału, który podlega określonym obowiązkom przechowywania. Powinno się uwzględnić odpowiednie przepisy i wewnętrzne procedury, zamiast opierać decyzję wyłącznie na dacie utworzenia pliku. Osobnego planu wymagają kopie zapasowe a także odtwarzanie danych po awarii. Samo przechowywanie dokumentów w postaci elektronicznej nie znaczy, że można je odzyskać w każdej sytuacji. Dlatego zakres zabezpieczeń, częstotliwość budowy kopii i sposób sprawdzania ich poprawności powinny wynikać z kategorii dokumentacji a także konsekwencji ewentualnej utraty dostępu do informacji.
Więcej informacji: kontrola czasu pracy pracownika.