Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur zmienia sposób, w jaki przedsiębiorstwa wystawiają, odbierają i przechowują dokumenty sprzedażowe. Sama zmiana nie ogranicza się jednak do przesłania faktury do systemu. W praktyce istotne staje się połączenie KSeF z programem finansowo-księgowym, systemem sprzedażowym lub innymi narzędziami używanymi do obsługi dokumentów.
To właśnie w tym miejscu pojawia się integracja KSeF, której zakres może być różny zależnie od wielkości organizacji, liczby faktur a także sposobu prowadzenia rozliczeń. Przy niewielkiej liczbie dokumentów część czynności może być wykonywana ręcznie, jednakże przy większym obrocie ręczne przepisywanie danych szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko pomyłek. Znaczenie ma także sposób obsługi korekt, faktur odrzuconych czy dokumentów wymagających dodatkowej weryfikacji, ponieważ każdy z owych przypadków może wymagać innego działania po stronie użytkownika.
Integracja z KSeF nie polega wyłącznie na technicznym połączeniu dwóch systemów. Najpierw należy określić, jakie informacje mają być przekazywane, w którym momencie ma następować wysyłka oraz gdzie użytkownik powinien widzieć status dokumentu. Warto a przy tym uwzględnić różnicę między fakturą utworzoną w systemie przedsiębiorstwa a dokumentem przyjętym przez KSeF. Samo wygenerowanie dokumentu nie znaczy jeszcze, że cały proces został zakończony. Po wysłaniu potrzebna jest informacja zwrotna, która umożliwia ustalić, czy faktura została przyjęta, czy wystąpił problem wymagający reakcji. W praktyce znaczenie mają również uprawnienia użytkowników i sposób uwierzytelniania, ponieważ nie każda osoba pracująca z dokumentami powinna posiadać dokładnie taki sam zakres dostępu. Przy projektowaniu rozwiązania trzeba więc brać pod uwagę nie tylko i wyłącznie wygodę pracy, niemniej jednak także istniejące zasady testom dokumentów i odpowiedzialność poszczególnych osób.
Istotnym elementem jest też obsługa faktur przychodzących. Dane pobierane z KSeF mogą być następnie wykorzystywane w systemie księgowym albo innym narzędziu, niemniej jednak sposób ich dalszego przetwarzania uzależniony jest od przyjętej organizacji pracy. W niektórych firmach dokument po pobraniu trafia najpierw do weryfikacji, w innych może być kierowany wprost do określonego procesu księgowego. Różnice ukazują się również przy fakturach korygujących, zakupach dokonywanych przez wiele działów czy dokumentach wymagających przypisania do konkretnego projektu. Dlatego integracja KSeF powinna uwzględniać rzeczywisty przepływ informacji, a nie tylko samą obieg plików. Jeśli system nie przekazuje użytkownikowi czytelnych komunikatów o błędach lub statusach, część pracy i tak pozostaje wykonywana ręcznie. Z kolei zbyt szeroka automatyzacja może prowadzić do sytuacji, w której błędne dane zostaną przekazane dalej bez odpowiedniej testom.
Przed wdrożeniem warto analizować obecny sposób wystawiania i odbierania faktur oraz wskazać czynności, które mają zostać zautomatyzowane. Znaczenie moraz przygotowanie procedur na sytuacje nietypowe, ponieważ codzienna obsługa dokumentów nie zawsze przebiega według jednego schematu. Należy uwzględnić w głównej mierze kłopoty z komunikacją systemów, odrzucenie dokumentu, ponowienie wysyłki czy konieczność ręcznej korekty danych. Przydatne jest także wcześniejsze sprawdzenie, czy używane oprogramowanie obsługuje wymagane formaty i mechanizmy komunikacji a także czy jego konfiguracja odpowiada przyjętemu sposobowi pracy. W rezultacie techniczny zakres integracji powinien wynikać z procesów, które faktycznie występują w danej organizacji. Dzięki temu łatwiej określić, które działania mogą zostać wykonane w sposób automatyczny, a które nadal powinny pozostać pod kontrolą pracownika.
Polecamy: KSeF API dokumentacja.