Wiele ludzi w trakcie nauki, pracy lub spotkań zapisuje tylko najbardziej istotne hasła, licząc na to, że później łatwo będzie odtworzyć pełny kontekst. Z nierzadko takie zapisy zaczynają jednak przypominać zbiór skrótów, których znaczenie nie za każdym razem jest bezdyskusyjne. Rozwój narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję zmienił sposób, w jaki można podejść do tego kłopotu.
Notatki ai mogą być tworzone na bazie tekstu, nagrania lub transkrypcji, a następnie przemieniane w krótszy i bardziej uporządkowany zapis. W współzależności od zastosowanego rozwiązania system może rozpoznawać główne tematy, wyodrębniać ważne fragmenty lub grupować informacje według określonego schematu. Nie znaczy to natomiast, że każda wygenerowana tekst będzie odpowiadała dokładnie temu, co zostało powiedziane albo zapisane. Przydatność takiego opracowania zależy w głównej mierze od jakości materiału wejściowego oraz od tego, jak jasno został prezentowany temat.
W przypadku nagrań rozmów znaczenie ma sposób prowadzenia samej rozmowy. Gdy wypowiedzi są krótkie, mówcy wyraźnie się rozróżniają, a temat nie zmienia się co kilka minut, późniejsze opracowanie jest zwykle łatwiejsze. Więcej trudności pojawia się wówczas, gdy kilka osób mówi jednocześnie, używa skrótów, wraca do wcześniejszych kwestii lub zakłada znajomość informacji, których nie ma w nagraniu. W takich ustaleniach ai notes mogą przedstawić sens rozmowy w uproszczonej formie, ale część współzależności może zostać pominięta. Szczególnej sprawdzeniu wymagają liczby, daty, nazwy, terminy a także warunki ustaleń. Jedna pomylona wartość może przemienić znaczenie całego fragmentu, dlatego przy informacjach mających wpływ na dalsze działania warto sprawdzić je w materiale źródłowym. Automatyczne opracowanie najlepiej jest traktować jako warstwę porządkującą, a nie jako jedyny zapis wydarzenia.
Istotny jest także sposób przygotowania materiału, który ma zostać przetworzony. W przypadku tekstów chaotycznych, zawierających powtórzenia albo wiele pobocznych wątków, system może posiadać trudność z zobowiązaniem, które informacje powinny wyszukać się w końcowej wersji. Z drugiej strony bardzo krótki materiał może nie zawierać wystarczającego kontekstu, ażeby poprawnie zinterpretować poszczególne zdania. W praktyce znaczy to konieczność dopasowania formy notatki do sytuacji. Innego zapisu potrzebuje osoba przygotowująca się do egzaminu, innego uczestnik zebrania, a jeszcze innego ktoś, kto pragnie zachować historię ustaleń dotyczących projektu. Nie za każdym razem warto dążyć do maksymalnego skrócenia treści. W pewnych sytuacjach kilka dodatkowych zdań pozwala zachować ważne powiązania i ogranicza ryzyko, że w późniejszym czasie nieprosto będzie ustalić, czego dotyczył dany fragment.
Osobną kwestią pozostaje przechowywanie materiałów używanych do budowy takich zapisów. Jeżeli źródłem jest rozmowa, dokument lub nagranie zawierające dane innych osób, przed przekazaniem materiału do wybranego systemu trzeba sprawdzić zasady dotyczące jego przetwarzania. Znaczenie mogą mieć informacje o przechowywaniu danych, czasie ich retencji, dostępie do treści oraz możliwościach ich usunięcia. Warto także rozdzielić dwa etapy pracy: przygotowanie notatki i późniejszą weryfikację. Sam fakt, że tekst został wygenerowany szybko i ma uporządkowaną strukturę, nie świadczy jeszcze o poprawności wszystkich szczegółów. Przy bardziej złożonych materiałach rozsądne jest zachowanie źródła, z którego powstał zapis, ponieważ daje możliwość ono wrócić do pełnego kontekstu. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy automatyczna notatka ma być w późniejszym czasie wykorzystywana jako podstawa kolejnej pracy, nauki lub dokumentowania przebiegu rozmowy.
Dodatkowe informacje: ai notes.