Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto przemyśleć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Dotyczy to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, jednakże przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi lub zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie właściwie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można dobitnie rozpoznać (sprawdź tutaj: transkrypcja do sądu cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na podstawie własnych przypuszczeń może prowadzić do modyfikacji w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju stosuje się odpowiednie oznaczenia albo pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne przedstawienie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W takim wypadku ważne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale też wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, ponieważ dosłownie niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą posiadać znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują wykorzystanie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń albo innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a zupełnie inaczej materiał, w którym na prawdę ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z działu nagrania, jego jakości a także celu, dla którego jest przygotowywany.
Zobacz: transkrypcje nagrań.