Już na etapie projektowania zaplecza warto określić, jak będzie wyglądał typowy dzień pracy. Liczba przygotowywanych potraw, kolejność wykonywania czynności a także sposób przyjmowania dostaw wpływają na to, jak powinno zostać rozmieszczone wyposażenie gastronomii. W praktyce różnice między spokojnym przygotowaniem kilku dań a obsługą większej liczby zamówień są bardzo wyraźne.
Stanowisko, które przy niewielkim obciążeniu może się wydawać wystarczające, podczas intensywnej pracy może bardzo szybko stać się miejscem, w którym zaczynają gromadzić się naczynia, pojemniki i składniki. Dlatego przy planowaniu przestrzeni trzeba uwzględnić nie tylko i wyłącznie podstawowe czynności, ale też momenty największego obciążenia. Znaczenie ma także kierunek przemieszczania się pracowników. Jeżeli już kilka osób regularnie korzysta z tego samego przejścia, ustawienie dodatkowego stołu lub regału może przemienić organizację całego stanowiska.
Na codzienne użytkowanie wpływa też sposób przechowywania produktów i akcesoriów. Wyposażenie gastronomiczne powinno tworzyć logiczny układ, w którym rzeczy używane na prawdę często znajdują się w miejscu łatwo dostępnym, jednakże przedmioty wykorzystywane sporadycznie nie zajmują najcenniejszej przestrzeni roboczej (zobacz: kuchnie gazowe do gastronomii). Nie chodzi a dodatkowo jedynie o pojemność szaf czy regałów. Istotne jest, czy można swobodnie wyjąć potrzebny pojemnik, odsunąć szufladę albo otworzyć drzwi bez blokowania przejścia. W małych kuchniach ograniczeniem staje się każdy dodatkowy detal, dlatego powinno się brać pod uwagę jego rzeczywiste użycie. W większych pomieszczeniach problem może wyglądać odwrotnie. Nadmierne rozstawienie stanowisk zwiększa odległości pokonywane w trakcie pracy i może utrudniać szybkie przekazywanie produktów między kolejnymi etapami przygotowania.
Osobnego podejścia wymagają urządzenia gastronomiczne wykorzystywane do obróbki termicznej, chłodzenia, rozdrabniania czy przechowywania. Przy ich wyborze liczą się parametry, ale równie istotne są warunki, w których będą pracować. Urządzenie może mieć odpowiednią pojemność, a mimo to nie pasować do sposobu organizacji kuchni, jeżeli jego obsługa wymaga dodatkowego miejsca albo częstego przenoszenia pojemników. Trzeba także sprawdzić, gdzie znajdują się przyłącza a także czy pozostawiono przestrzeń potrzebną do czyszczenia. W codziennej pracy właśnie te kwestie na prawdę bardzo często okazują się bardziej kłopotliwe niż sama obsługa urządzenia. Przy planowaniu warto uwzględnić też hałas, ciepło i parę powstające w trakcie pracy niektórych elementów (warto także zobaczyć: patelnie gastronomiczne). Ich obecność może posiadać znaczenie dla rozmieszczenia innych stanowisk i sposobu wentylowania pomieszczenia.
Znaczenie moraz okres, w którym zaplecze nie jest intensywnie wykorzystywane. Sprzęt gastronomiczny wymaga czyszczenia, opróżniania i okresowej testom, a dostęp do jego powierzchni oraz elementów technicznych powinien być możliwy bez ciągłego demontowania sąsiednich części wyposażenia. Przy urządzeniach stojących bezpośrednio przy ścianie lub w zabudowie powinno się uwzględnić sposób wykonywania prac serwisowych i porządkowych. Warto także przewidzieć miejsce na elementy ruchome, tj. pojemniki, tace czy dodatkowe akcesoria, ponieważ odkładanie ich na przypadkowych powierzchniach bardzo szybko zmienia organizację stanowiska. Z czasami mogą pojawić się też nowe potrzeby wynikające ze zmiany menu, liczby pracowników lub sposobu wydawania potraw. Wówczas wcześniejsze ustawienie poszczególnych elementów może wymagać korekty, nawet jeśli na start odpowiadało przyjętemu sposobowi pracy.
Dodatkowe informacje: sprzęt gastronomiczny.