Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko i wyłącznie na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak też na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać określony status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym celem technicznym. Znaczenie ma głównie to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeżeli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności szybko zaczynają zajmować znaczną część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy kształtowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie de fakto powstają dane dotyczące faktury. Nie zawsze jest to program księgowy. Są przypadki w których dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Istotne jest też określenie, które informacje mają być pobierane automatycznie, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt nieduży zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, natomiast zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce szczególną uwagę trzeba zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane lub nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje problemu, jeżeli nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko sposobność pobrania faktury, lecz także jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być zrobione w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto analizować całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać automatycznie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada prawdziwym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej decyzji niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu konwersji danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania oraz gdzie znaleźć informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy albo ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę również monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają a dodatkowo uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu oraz możliwość ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów umożliwia wycenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu używanych narzędzi z KSeF.
Zobacz także: integracja z KSeF.