Zmieniający się model pracy a także rozwój narzędzi cyfrowych sprawiają że coraz więcej obowiązków administracyjnych i organizacyjnych może być realizowanych na odległość bez konieczności fizycznej obecności w biurze. W tym kontekście pojawia się rola osoby określanej jako wirtualna asystentka która wspiera przedsiębiorców, specjalistów a także osoby prywatne w wykonywaniu codziennych obowiązków wymagających systematyczności i dobrej organizacji pracy. Tego rodzaju współpraca opiera się przede wszystkim na komunikacji internetowej a także wykorzystaniu oprogramowania umożliwiającego zarządzanie dokumentami, harmonogramami a także przepływem informacji.
Zakres obowiązków jakie mogą obejmować usługi wirtualnej asystentki jest szeroki i zależy od potrzeb zleceniodawcy a także kompetencji osoby wykonującej zadania. Do najczęściej spotykanych działań należą prowadzenie kalendarza, obsługa korespondencji elektronicznej, przygotowywanie zestawień a także wspieranie procesów administracyjnych. Są przypadki w których zdalna asystentka para się też organizacją spotkań, wyszukiwaniem informacji czy wsparciem przy prowadzeniu mediów społecznościowych co wymaga znajomości narzędzi komunikacyjnych i umiejętności pracy z danymi. Tego rodzaju działalność nie jest ograniczona do jednego sektora i może być stosowana w różnych branżach w współzależności od specyfiki pracy.
Współpraca w modelu zdalnym wiąże się też z obowiązkiem ustalenia zasad komunikacji, terminów realizacji obowiązków oraz sposobu przekazywania materiałów. Wykorzystanie platform do zarządzania projektami pozwala na obowiązujące monitorowanie postępów oraz organizowanie pracy w sposób uporządkowany. Istotnym elementem jest także bezpieczeństwo danych oraz odpowiednie przechowywanie informacji co ma znaczenie zwłaszcza w sytuacji pracy z dokumentami zawierającymi dane mało odporne. W praktyce znaczy to konieczność stosowania zabezpieczeń cyfrowych a także świadomego zarządzania dostępem do plików.
Zjawisko pracy zdalnej w obszarze wsparcia administracyjnego wpływa na sposób organizacji zadań zawodowych a także może przerabiać strukturę zatrudnienia w niektórych sektorach. Wirtualna asystentka działa często jako niezależny wykonawca usług co wiąże się z samodzielnym zarządzaniem w pewnych sytuacjach pracy oraz obowiązkiem rozwijania własnych kompetencji. Równocześnie zleceniodawcy mogą korzystać z elastycznego modelu współpracy dostosowanego do aktualnych potrzeb bez konieczności tworzenia stałego stanowiska pracy. Takie rozwiązania wpisują się w szersze zmiany związane z cyfryzacją i rozwojem usług realizowanych na odległość.
Więcej: tworzenie ofert i wycen.